ООО "Кредо"
Реутов (Московская область), kredo-m.ru
Лесная промышленность, деревообработка... Показать еще
Помощник Генерального директора
Ведение табеля учёта рабочего времени сотрудников;
Обеспечение полной административной поддержки руководителя;
Организация и планирование рабочего дня руководителя;
Организация встреч, переговоров, совещаний;
Принятие и распределение поступающих Генеральному директору документов и информации (документы от подразделений и сотрудников, почтовая корреспонденция, печатные издания и т.д.) своевременная передача их на рассмотрение (письменно или устно);
Организация посещения Генеральным директором семинаров и тренингов (оформление заявок, заключение договоров на обучение, оплата обучения, подготовка полного пакета документов для посещения семинара/тренинга);
Чай/кофе;
Ведение делопроизводства;
Быстрый поиск необходимой информации в интернете;
Выполнение поручений Генерального директора;
Распределение входящих звонков, поступающих в адрес Генерального директора и структурных подразделений;
Обеспечение жизнедеятельности офиса (работа с оргтехникой; копирование документов; заказ воды; заказ канцелярии; закупка хозяйственных товаров для офиса (моющие средства, чай, кофе, и т.п.)
Приём и регистрация входящую/исходящей корреспонденции;
Консолидация документов и передача на подпись;
В соответствии с резолюцией Генерального Директора передача документов на исполнение в соответствующее подразделение;
Ведение учета получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизация и хранение документов текущего архива;
Обеспечение, сохранность проходящей служебной документации;
Подготовка Приказов и Распоряжений Генерального директора, ознакомление с ними сотрудников;
Контроль за точным и своевременным доведением Распоряжений ГД до сотрудников, которым они предназначаются;
Контроль выполнения Распоряжений ГД ;
Оформление Протоколов совещаний ГД и контроль их выполнения;
Выполнение отдельных личных поручений ГД;
Ведение календарного графика ГД и организация его встреч;
Встреча посетителей и гостей ГД;
Выполнение работы по подготовке заседаний и совещаний, проводимых Генеральным директором (подготовка переговорной, сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация, кофе/чай/вода), ведение и оформление протоколов заседаний и
совещаний;
Travel-поддержка Генерального директора и его семьи (оформление загран.паспортов, виз, покупка авиа ж/д билетов, бронирование гостиничных номеров, организация трансферов, поиск гидов в стране пребывания организация экскурсий), а также сотрудников компании (оформление командировок по России и зарубеж (оформление виз, покупка авиа, ж/д билетов, бронирование отелей, аренда автомобилей);
Составление писем, служебных записок, запросов, других документов;
Ведение деловой переписки с сотрудниками подразделений компании, деловыми партнёрами;
Организация корпоративных мероприятий (двухдневные выезды на природу с закупкой всего необходимого; поиск и бронирование загородных баз отдыха, аренда коттеджей, переговорных комнат, организация питания для выездных тренингов на выходные дни; поиск ресторанов/банкетных залов, ведущих мероприятия, оформление зала, составление меню);
Организация поздравлений (покупка подарков) для партнёров и последующая их доставка до адресата;
Заказ корпоративного такси для ГД и сотрудников компании, а также сверка и контроль предоставляемого реестра поездок по окончании месяца, передача счёта на оплату в бухгалтерию;